在现代职场中，电子邮件已成为沟通和协作的重要工具。然而，随着邮件的收发的不断增加，如何高效管理和利用这些信息成了许多人面临的难题。
别担心，今天我们将揭开电子邮件高效管控的秘密，教你如何通过简单的技巧和工具，迅速提升邮件管理的效率，告别混乱的收件箱，让工作变得更加高效和有序。
安固软件在电子邮件管控方面提供了多种功能，帮助企业确保电子邮件系统的安全性、合规性，并有效防止敏感信息泄露。以下是其在电子邮件管控方面的主要作用：
1. 电子邮件内容过滤与监控
- 敏感词过滤：可以对发送的电子邮件进行内容扫描，自动检测是否包含敏感词、机密数据或不符合公司政策的信息，如密码、个人身份信息等，并根据规则进行拦截、修改或提醒。
- 附件扫描：不仅可以检查邮件正文，还能够扫描邮件附件，确保其中不包含敏感信息或恶意软件，如病毒、木马等，避免通过邮件传播安全威胁。
2. 邮件加密与保护
- 邮件加密：通过软件企业可以对电子邮件进行加密处理，确保邮件在传输过程中不会被第三方窃取或篡改。只有授权的收件人可以解密邮件并查看内容，确保敏感信息的安全性。
- 附件加密：对于附件中的敏感文件，可以提供加密保护，确保文件在邮件发送和接收过程中的安全，避免未经授权的访问。
3. 邮件监控与审计
- 邮件行为审计：提供详细的邮件审计功能，记录员工发送、接收和阅读邮件的行为，包括邮件主题、附件和时间等信息。这些日志可以用于追踪和分析邮件使用情况，帮助企业发现潜在的安全问题或违规行为。
- 合规性审计：对于需要遵守行业合规性要求的企业（如金融、医疗等），的邮件审计功能能够确保电子邮件的使用符合相关法律法规，避免因违反合规要求而遭遇法律风险。
4. 邮件发送权限控制
- 权限分配：允许企业根据不同员工角色、部门等，设定不同的邮件发送权限。对于高层管理或特定岗位的员工，可以赋予更高的权限；而对普通员工则可以设置邮件发送的限制（如限制外发邮件、禁止附件发送等），减少敏感信息泄露的风险。
- 外发邮件管控：可以设置规则，禁止员工将含有公司敏感信息的邮件发送到外部邮箱。通过制定外发邮件管控策略，避免企业核心数据的泄露。
5. 数据丢失防护（DLP）
- 敏感信息防泄漏：软件可以自动识别邮件中的敏感信息（如信用卡号、身份证号、财务数据等），并根据设定的策略进行拦截或加密，防止敏感数据通过邮件泄露。
- 实时阻止邮件泄漏：在员工尝试发送含有敏感信息的邮件时，可以实时拦截邮件，并提示用户修改邮件内容或加密邮件，进一步保障企业数据安全。
6. 邮件传输日志与报告
- 传输日志：会生成详细的邮件传输日志，记录邮件的发送、接收、传输状态等信息。这些日志可以用于分析邮件的流向、识别潜在的安全漏洞，及时采取措施加以修复。
- 安全报告：企业可以通过的报告功能，定期查看邮件使用、泄漏防护、邮件安全审计等各方面的安全报告，为企业的安全管理提供数据支持和决策依据。
7. 防止员工滥用邮件系统
- 限制附件大小与类型：管理员可以设置邮件附件的大小限制，避免员工发送过大的附件，影响企业邮件系统的正常运转。同时，可以限制附件的类型，防止上传不必要或危险的文件类型（如可执行文件）。
- 限制邮件发送：可以对员工的邮件发送进行限制，避免邮件系统被滥用，如防止员工通过邮件发送大量广告邮件或垃圾邮件，导致系统资源浪费。
总结
安固软件在电子邮件管控方面的功能包括敏感信息保护、邮件加密、监控、权限管理等。通过这些功能，企业能够更好地控制邮件的流向和内容，防止信息泄露、提高合规性，并确保邮件系统的安全性。其适用于各类行业，尤其是在需要高安全性和合规性要求的环境下，如金融、医疗、政府等。
