4、数据泄漏防护软件（DLP）：DLP系统通过监控、分析和限制敏感数据的流动，防止数据被未经授权的人员外发。自动识别敏感信息并分类存储。实时监控通过电子邮件、即时通讯工具等外发文件的行为。一旦发现敏感数据外发行为，立即发出提示。
二、网络监控与邮件控制
利用网络监控工具和邮件监控工具控制文件通过互联网途径的外发。扫描公司邮箱的所有外发邮件，检测敏感文件附件。设置邮件系统禁止或限制发送带有特定敏感文件的附件。 三、USB设备管理 USB设备是文件泄露的重要途径之一，需加强对其的管理。USB白名单机制：对允许使用的USB设备进行授权和登记。USB监控和日志记录：监控和记录所有USB设备的插拔行为。 四、云文件安全管理 随着云存储的普及，需加强云端文件的安全管理。限制文件共享权限：控制员工对云端文件的共享权限。加密云文件：确保上传到云端的文件经过加密处理。使用企业级云服务：选择具备严格安全措施和审计功能的企业级云存储平台。 五、安全意识培训 提升员工的数据安全意识是防止文件外发的重要环节。定期进行信息安全培训：讲解文件外发的风险、公司政策和操作规范。定期考核和模拟测试：通过模拟测试评估员工对文件外发安全的敏感度。 六、制定文件外发审批流程 通过严格的审批流程，确保所有外发文件都经过适当的审查和批准。明确审批层级和流程：如部门经理、信息安全负责人等。利用电子审批系统或企业内部工作流管理工具提高审批效率。对审批记录进行存档备查。