“数据外发不是‘能不能’的问题，而是‘如何管’的必答题。”。
文档外发行为怎么记录，让每一份文件的去向“有迹可循”？
以下是通过实现文档外发行为记录的全流程解析，涵盖操作审计、敏感文件报警、邮件监控及阻断日志四大核心功能。
1. 文档操作审计：记录所有文件操作轨迹
功能说明：
软件可并记录员工对文档的创建、修改、删除、复制、外发等操作，包括：
文件路径：记录文件存储位置（如 D:\项目\合同.docx）。
操作时间：精确的操作时间戳。
操作用户：执行操作的员工账号。
操作方式：通过复制、剪贴板、邮件或外接设备外发。
2. 敏感文件报警：自动标记高风险外发行为
功能说明：
通过预设关键词或文件类型（如“机密”“财务”“客户名单”），当员工尝试外发敏感文件时，系统会：
实时报警：向管理员推送邮件或短信通知。
记录详情：保存敏感文件的名称、内容片段、操作路径及责任人。
3. 电子邮件发送审计：追踪邮件外发内容
功能说明：
软件可监控邮件客户端，记录：
邮件主题：外发邮件的标题。
收件人：外部邮箱地址或内部员工账号。
附件内容：自动提取邮件附件的文件名、大小及部分文本内容（如PDF、Word文档的前100字）。
操作步骤：
启用邮件审计：
在“策略模板”中开启“邮件发送审计”功能，并选择需监控的邮件客户端。
导出邮件日志：
在“网络审计”→“电子邮件”中，按时间或关键词筛选外发邮件，支持导出数据。
4. 文档外发阻断日志：查看被拦截的高风险文件功能说明：
当员工尝试外发被策略阻止的文件时（如包含敏感词或未审批），系统会：
立即拦截：阻止文件外发并弹出提示。
记录阻断日志：保存被拦截文件的名称、操作路径、尝试时间及责任人。
正如史蒂夫·乔布斯所说：“隐私不是选择题，而是生存题。”
在成为企业生命线的今天，安固系统软件提供的文档外发行为记录方案，不仅能帮助企业满足合规要求，更能通过“记录-预警-阻断-追溯”的闭环管理，将风险扼杀在摇篮中。
无论是保护商业机密还是防范内部泄密，关键在于将技术手段与管理策略结合，让每一份文件的外发都变得“透明而可控”。
编辑：小月
